Dzięki pierwszej części naszego artykułu o delegacjach i wyjazdach służbowych wiesz już: jaka jest różnica między delegacją, a podróżą służbową, oraz jakie są jej warunki. Dzisiaj skupimy się na temacie zwracania przez pracodawcę kosztów, jakie poniósł pracownik w czasie wyjazdu/delegacji służbowej.
Należności związane z delegacją
Jeśli odbywasz podróż służbową, przysługują Ci pewne należności na pokrycie kosztów poniesionych w związku z delegacją. Do ustalenia wysokości oraz warunków odpłatności Ci przysługujących za odbytą podróż stosuje się Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi.
Zgodnie z prawem wyjeżdżając na delegację na terenie kraju, przysługuje Ci:
- zwrot za nocleg
- dieta
- zwrot za dojazd
- należność na inne wydatki
- zwrot w podatku
- zaliczki
Noclegi
Jeśli jesteś w podróży służbowej kodeks, przewidują dla Ciebie zwrot kosztów noclegu w hotelu lub w innym obiekcie świadczącym takie usługi, w wysokości potwierdzonej rachunkiem, fakturą lub w formie ryczałtu (w wypadku braku faktury lub rachunku).
Ryczałt przysługuje, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21 a 7 oraz w czasie podróży krajowej, jeśli pracodawca nie zapewnił Ci bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku z hotelu bądź innego obiektu świadczącego usługi hotelarskie.
Prawo do ryczałtu za nocleg masz gdy np. podróżujesz samochodem wyposażonym miejsce do spania (kabina).
Dieta
Dieta to suma przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży, która należy Ci się kiedy odbywasz podróż służbową z polecenia pracodawcy na terenie kraju w ramach realizowanej pracy.
Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- do 8 godzin – dieta Ci nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje Ci połowa diety,
- ponad 12 godzin – masz prawo do diety w pełnej wysokości.
Jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, w tym wypadku przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną dobę, ale rozpoczętą:
- do 8 godzin – masz prawo do połowy diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje Ci dieta w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje, gdy zapewniono Ci całodzienne, bezpłatne wyżywienie (trzy posiłki). W przypadku niepełnej ilości posiłków w ciągu dnia zapewnionych przez pracodawcę, przepisy nakazują zmniejszenie diety, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – pracodawca obniża dietę o 25%,
- obiad – pracodawca obniża dietę o 50%,
- kolacja – pracodawca obniża dietę o 25%.
Brak prawa do diety występuje w sytuacji gdy:
- jesteś oddelegowany do miejscowości stałego lub czasowego pobytu – za czas tego pobytu;
- za czas przejazdu do domu w dniu wolnym od pracy gdzie przebywasz w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni.
Dojazd
To pracodawca określa środek transportu, jakim będzie przemieszczać się podczas podróży służbowej. Jeśli bez żadnego umotywowania zmienisz środek transportu, pracodawca ma prawo nie zwrócić Ci kosztów przejazdu.
Zwrotu kosztów używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów do celów służbowych niebędących własnością pracodawcy, należności oblicza się według przepisów.
W takim przypadku stawkę kwotową ustala się za 1 kilometr przebiegu:
- samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł oraz ponad 900 cm3 – 0,8358 zł;
- motocykl – 0,2302 zł;
- motorower – 0,1382 zł.
Inne wydatki
Pracodawca ponosi również opłaty za: parkingi, bilety wstępu na targi, udział w konferencjach lub za korzystanie z łącza internetowego, przejazdy autostradą, wynajem samochodu, zakup materiałów szkoleniowych itp. Ze względu na to, że wydatki takie nie są określane odgórnie, przysługuje Ci od nich zwrot w wysokości poniesionej kwoty. Jednak pod warunkiem, że jest to zgodne z celem delegacji i został odpowiednio udokumentowany.
Zwrot podatku
Koszty podatkowe dla pracodawców stanowią wszystkie należności wypłacone Ci w ramach delegacji. Wyjątkiem jest koszt poniesiony w związku z podróżą Twoim prywatnym samochodem, jeśli przekroczy on limity określone dla danej pojemności i rodzaju pojazdu. Natomiast jeśli nie przekroczy, musisz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, aby zaliczyć ten wydatek do kosztów podatkowych pracodawcy.
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, możesz uwzględnić wydatki związane z podróżą służbową do kosztów podatkowych (oczywiście po udokumentowaniu odpowiednich dokumentów), ale ich poniesienie musi mieć wpływ na uzyskanie przychodu i nie mogą być wyszczególnione w katalogu niebędących kosztami.
Delegacja krajowa a zaliczka
Możesz otrzymać od pracodawcy zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej. W ciągu 14 dni od powrotu jesteś zobowiązany rozliczyć się z zaliczki, czyli musisz przedstawić szczegółowe zestawienie wydatków.
Zdjęcia: Pexels.com
